La intranet del Ayuntamiento de Madrid, Ayre

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GCI

Ayuntamiento de Madrid

Gestión documental y records management
Auditoría de información
Gestión de contenidos
Diciembre 2004 - Actualidad

La empresa

El Ayuntamiento de Madrid es una organización muy compleja, que se encuentra distribuida territorialmente en 21 distritos municipales, 8 Áreas de Gobierno, 4 Áreas Delegadas y 6 Organismos Autónomos. Cuenta con cerca de 30.000 empleados, entre los que se encuentran especialistas en todas las áreas: Consumo y Comercio, Cultura y Ocio, Deportes, Economía, Educación, Emergencias y Seguridad, Hacienda, Medio Ambiente, Movilidad y Transportes, Oposiciones y Empleo, Salud, Servicios Sociales, Turismo, Urbanismo e Infraestructuras y Vivienda. 

El objetivo/La necesidad 

La Dirección General de Calidad y Atención al ciudadano había desarrollado el proyecto de la Intranet del Ayuntamiento (ayre) desde sus comienzos. Después de varias fases disponía de una intranet implantada y reconocida como un valor en toda la institución. Sin embargo ya desde finales del año 2004 se producen varias circunstancias, estratégicas, organizativas y funcionales, que hacen pensar que el modelo existente necesita una renovación profunda. El desarrollo de un nuevo modelo intranet requería del estudio de la realidad de la organización desde varios enfoques para obtener una visión global, completa y lo más ajustada a las necesidades actuales y a la evolución prevista. Inforárea ganó los concursos públicos que el Ayuntamiento convocó para llevar a cabo estos trabajos.

La solución

En la primera fase del proyecto, Inforárea realizó la evaluación de ayre utilizando técnicas ampliamente contrastadas y descritas en la literatura profesional, que sin embargo, es poco frecuente que en la práctica sean aplicadas de forma conjunta. Los trabajos realizados se agrupan en tres apartados: - evaluación de la intranet existente, mediante estudio de uso y satisfacción de usuarios (análisis del buzón de sugerencias y quejas de ayre, análisis de las estadísticas de acceso y uso, encuesta de satisfacción de usuarios y grupos de enfoque) y estudios de accesibilidad y usabilidad. - estudio del modelo organizativo y procesos de trabajo en relación con los contenidos publicados - identificación de nuevos contenidos y sistematización de la información: el mapa de contenidos El resultado de este estudio en profundidad permitió definir un modelo estratégico de desarrollo de la intranet a corto, medio y largo plazo. Este modelo estratégico tiene los siguientes elementos: - La definición conceptual, tecnológica y terminológica (incluyendo el alcance, los objetivos y la definición de la gestión documental como un factor clave) - El establecimiento de un modelo organizativo descentralizado y sus correspondientes procedimientos de actuación. - La definición de una nueva estructura o arquitectura de contenidos, que permite el desarrollo de Intranets sectoriales de forma escalable y controlada. Una vez finalizado, presentado y aprobado el modelo de la nueva Intranet se detectó la necesidad de profundizar en distintos temas relacionados como la definición del modelo de gestión documental y el desarrollo de cada una de las Intranets sectoriales. Ambos ámbitos fueron objeto de la segunda parte del proyecto. El grado de detalle de los estudios realizados ha permitido ir implementando algunas mejoras y desarrollos específicos, culminando con el despliegue de la Intranet una vez finalizados los desarrollos tecnológicos, realizados con las mismas herramientas y criterios que el sitio web público (munimadrid).

En la actualidad, se sigue manteniendo la colaboración con el Ayuntamiento de Madrid, impartiendo la formación de los gestores de contenidos de la plataforma Ayre y con la participación en las IV Jornadas de Gestores de Intranet, en la que presentamos una reflexión sobre los nuevos retos de la red social “Intranets 2012: lo viejo, lo bueno y lo nuevo”