La gestión documental en el sector aeronáutico y la utilidad de la ISO 30300
Con ocasión de un reciente taller de Inforárea sobre gestión documental y aplicación de la ISO 30300 dirigido al sector aeronaútico, hemos tenido ocasión de acercarnos al conocimiento directo de la situación y características específicas de este campo de actividad y valorar en qué medida la implantación de un sistema certificado puede ayudar a la mejora en la gestión de los documentos.
Se trata de un sector estrictamente regulado con un grado altísimo de requerimientos de “compliance” tanto internos como frente a terceras partes.
Muchas de las regulaciones están relacionadas específicamente con la creación y control de los documentos y, las empresas y actividades del sector están sometidas a continuos procesos de auditoría y supervisión tanto interna como externa.
Las empresas, sus departamentos o procesos de producción han implementado sistemas certificados de gestión (MSS) de la calidad, gestión medioambiental, gestión de riesgos, etc. Ello obliga específicamente a aplicar el control de la documentación que establecen dichos estándares.
Hay una práctica sistemática de identificación de los documentos de los procesos y establecimiento de procedimientos para su creación y control. Puede ocurrir que esta práctica no sea uniforme dentro de la empresa sino que se encuentre muy particularizada según el departamento que la define.
Existen trabajos y planteamientos orientados a establecer directrices globales en materia de gestión documental y archivo, siguiendo las orientaciones de las normas ISO 15489, e incluso se conocen proyectos orientados a la implantación de repositorios de preservación a largo plazo tipo OAIS.
Hay una experiencia de años en el uso de aplicaciones de gestión documental sobre todo en el ámbito del “document management”. Sin embargo los documentos críticos por lo general son impresos, firmados y conservados en papel. No hay claridad en cuanto a la aceptación de documentos originales electrónicos por parte de los organismos regulatorios internacionales y por ello la práctica de la firma electrónica no está aún consolidada.
Sin embargo, se es consciente del avance de la gestión de los documentos electrónicos frente a lo que se ha venido haciendo por lo general, que ha sido gestión electrónica de documentos. Esto genera una granpreocupación por el mantenimiento de las características de fiabilidad, autenticidad, integridad, disponibilidad y conservación a lo largo de todo su ciclo de vida. Por las propias características del sector las necesidades de preservación de la documentación son de plazos muy largos.
La ISO 30300 es un instrumento de gran utilidad para ayudar a las empresas a reenfocar sus sistemas de gestión de los documentos como un conjunto de actividades, procesos y procedimientos sistemáticos que garanticen el cumplimiento de los requerimientos establecidos para la creación y control de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. Proporcionará garantía de “compliance” frente a terceros en materia de gestión documental y permitirá homogeneizar los mecanismos de control de la documentación exigidos por el resto de los sistemas MSS.
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