La Directiva para la gestión de los documentos de la administración USA en el siglo XXI

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El 24 de agosto la Casa Blanca ha publicado  “Managing Government Records Directive”http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf  dirigida a todos los Departamentos Ejecutivos y Agencias de la administración federal de los Estados Unidos.  La directiva responde al requerimiento realizado por el presidente Obama en Noviembre de 2011 de impulsar la modernización de las políticas de gestión de los documentos de las agencias de la administración federal para hacer frente a los retos del s. XXI.  Hasta marzo de 2012 se llevó a cabo  un periodo  de consulta a las agencias, sobre cómo mejorar o mantener sus programas de gestión de los documentos, incluyendo el correo electrónico, medios de comunicación social, y otras comunicaciones electrónicas.

La directiva es un texto breve de 7 páginas articulado sobre dos grandes objetivos, que se despliegan en una serie de acciones medidas para su consecución.  No aporta grandes novedades desde el punto de vista conceptual de la gestión de los documentos, pero tiene el gran valor de:

  1. Ser imperativo presidencial,  al que en última instancia se deberá reportar sobre su cumplimiento.
  2. Estar respaldado por la Oficina de gestión y presupuesto (OMB Office of Management and Budget) y con implicación directa de la Office of Personnel Management (OPM).
  3. Reforzar la posición de liderazgo del Archivo Nacional –NARA en la coordinación, apoyo, y supervisión de las actividades relacionadas con la gestión de los documentos electrónicos y del cumplimiento de la directiva por parte de las agencias.

Los objetivos centrales que deben de cumplir las agencias se concretan en la parte I:

a)      La exigencia de la gestión de documentos electrónicos para garantizar la transparencia, eficiencia y rendición de cuentas: los documentos permanentes de la administración deberán estar en soporte electrónico y se requiere expresamente la adecuada gestión y preservación de los correos electrónicos.

b)     Demostrar el cumplimiento de las leyes  y regulaciones federales de gestión de documentos. Para ello se establecen unos requerimientos en materia de responsabilidades, formación e información que deben ser cumplidos: la designación de un responsable de la gestión de los documentos a alto nivel en todas las agencias Senior Agency Official (SEO) encargado de que se cumplan las regulaciones y de coordinar a los responsables operativos y del trabajo del día a día Agency Records Officer (ARO) y el resto de los funcionarios afectados; la exigencia de certificación profesional de los ARO, y de que los empleados de las agencias estén informados y formados en gestión de los documentos.

Las agencias están obligadas al cumplimiento de las acciones en los plazos concretos que establece la directiva y que  van desde diciembre de 2012 hasta diciembre de 2016.

 

Para ayudar a las agencias en el cumplimiento de dichos objetivos, en la Parte 2 se enuncian las medidas que  NARA y otros organismos (OMB y OPM) deben tomar. Se insta a NARA a:

  • Promover e implicar a terceras partes en la investigación en las tecnologías para facilitar la gestión de los documentos y, para el impulso a las soluciones de código abierto. Se manifiesta especialmente la preocupación por las herramientas que permitan la gestión de los correos electrónicos, las redes sociales, otros tipos de documentos digitales, así como las técnicas de búsqueda avanzada. Esto evidentemente servirá de estimulo para nuevos avances tecnológicos en el sector documental.
  • Establecer los requerimientos para la gestión de documentos en la nube, que deberán ser obligatoriamente incorporados por las agencias cuando estas opten por dicha alternativa tecnológica. También NARA deberá estudiar la viabilidad de ofrecer un servicio en la nube para almacenar y gestionar los documentos no clasificados de las agencias.
  • Impulsar una estructura de seguimiento de la aplicación de la directiva a través de reuniones periódicas yreporting por parte de los SEO
  • Realizar una evaluación inspección y análisis de la efectividad de los programas federales apoyada en una herramienta analítica de gestión que facilite la medición del cumplimiento de los objetivos, la evaluación de riesgos y la identificación de oportunidades de mejora.

Por su parte la OPM deberá elaborar un catalogo ocupacional que determine los roles, responsabilidades y habilidades para los ARO y otros profesionales de la gestión de los documentos.

Por último la directiva establece una serie de mejoras en los procedimientos de NARA en relación con la selección y valoración documental, autorización de la disposición y los calendarios generales de conservación.

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